I. Condiciones Generales

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, SysTrabajo informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento y protección de datos personales.

IDENTIFICACIÓN

Descripción de la Entidad: Daruma Servicios SAS - SysTrabajo (en adelante "la Entidad"), empresa desarrolladora de servicios y aplicaciones para la Gestión, aplicaciones y herramientas informáticas (en adelante, "los Servicios") con domicilio en Bogotá D.C.
Dirección: Carrera 69 # 47 - 50 Torre 4 - 801, Bogotá D.C., Colombia
Correo Electrónico: habeasdata@systrabajo.com
Teléfono del Responsable: +57.1.656.1434

DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
DATOS INDISPENSABLES: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
DATOS OPCIONALES: son aquellos datos que la ENTIDAD requiere para ofrecer servicios adicionales en investigación, docencia, extensión, ofertas laborales, etc.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

PRINCIPIOS

De conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, las actuaciones de SysTrabajo relacionadas con el tratamiento de datos personales se regirán por los principios de legalidad en materia de tratamiento de datos, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, de acceso y circulación restringida, seguridad y de confidencialidad.

AUTORIZACIÓN

Cualquier operación sobre datos personales, esto es para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES: En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente, para lo cual, la entidad deberá al momento de la recolección de los datos solicitar a su titular la autorización para el tratamiento e informarle de manera clara e inequívoca:
a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
c) Los derechos que le asisten como titular;
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento. El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente numeral y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.

CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c)Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

MODO DE OBTENER LA AUTORIZACIÓN: Los titulares o quien se encuentre legitimado para el tratamiento de sus datos, de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, podrá manifestar su autorización (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. La ENTIDAD de conformidad con las disposiciones contenidas en las normas legales que regulan la materia expidió un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página web www.systrabajo.com y del correo electrónico habeasdata@systrabajo.com

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: La ENTIDAD deberá conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013: Para los datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013, se tendrá en cuenta lo siguiente:
a) La ENTIDAD deberá solicitar la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de sus datos personales a través de los siguientes mecanismos (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, para lo cual, se deberá poner en conocimiento de estos, la presente política y el modo de ejercer sus derechos.
b) No obstante lo anterior, la ENTIDAD podrá implementar mecanismos alternos para los efectos dispuestos en el literal a), estos son, diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, páginas de Internet de la ENTIDAD, carteles informativos, entre otros, cuando:
** Los mecanismos citados anteriormente imponen a la ENTIDAD una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento la política de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.
** No cuente con datos de contacto de los titulares, ya sea porque los mismos no obran en sus archivos, registros o bases de datos, o bien, porque estos se encuentran desactualizados, incorrectos, incompletos o inexactos.
c) Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación descritos anteriormente, el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos antes indicados, el responsable y encargado podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la presente Política de Tratamiento, puesta en conocimiento de los titulares mediante los mecanismos descritos anteriormente, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

TRATAMIENTOS: Los datos personales serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento y durante el tiempo que sea razonable y necesario. Para esto SysTrabajo, tendrá en cuenta las disposiciones aplicables en la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

a) Para el tratamiento de los datos personales sensibles, la ENTIDAD deberá informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento, además, de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. La ENTIDAD podrá hacer uso y tratamiento de los datos personales sensibles únicamente en los casos que se citan a continuación:
** El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
** El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
** El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
** El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
** El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

b) Para el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, se tendrán en cuenta siempre los siguientes aspectos:
** Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
** Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
** Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Cumplidos los anteriores requisitos, SysTrabajo solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR: Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
e) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN: Son derechos del titular, su causahabiente o representante:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento establecidos por parte de SysTrabajo. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a sysTrabajo salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por SysTrabajo, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Daruma Servicios SAS - SysTrabajo, a través de su departamento de Tecnologías de la Información o quien haga sus veces será considerado para todos los efectos, responsable del tratamiento de datos personales de conformidad con lo establecido en el marco normativo vigente y en la presente política de tratamiento. Para esto solicitará a toda persona natural cuya información personal reposa en las bases de datos de SysTrabajo, la autorización para continuar con el tratamiento de sus datos personales. Esta solicitud se hará mediante un AVISO, que será remitido por correo electrónico y mediante publicación de la presente Política en la página web de la entidad. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, serán deberes del responsable del tratamiento de datos personales, los siguientes:
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
15. Designar los encargados del tratamiento de cada una de las bases de datos al interior de SysTrabajo, así como cuando éstas se encuentren en cabeza de terceros por encargo.
16. Delegar en cabeza de los encargados del tratamiento, los deberes consignados en el numeral 10 de la presente política.
17. Fijar las medidas de seguridad asociadas a protección de datos derivados de las funciones de la Resolución D 248 de 2013.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Teniendo en cuenta que el tratamiento de las bases de datos en SysTrabajo, es realizado de forma centralizado para cada una de las Direcciones, confirmando los deberes para ser encargados de su respectiva base de datos, de conformidad con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, esto es:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012;
d. Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;
f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g. Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012
h. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
m. Realizar las operaciones sobre la base de datos personales de la cual sea asignado.

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS: El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, la ENTIDAD aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

VIGENCIA: La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales rige a partir de la fecha de su expedición y publicación.